読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

ICTの右耳・ブログ ~ジャンクねた~

仕事や趣味でICTに関わった事柄を、ボソボソと・・・

Notesマイグレーション グループウェア ワークフロー

オンプレミスのグループウェア・プロダクトの代表格と言えば、やはり一番にNotes/Dominoが挙げられるのではないだろうか。

f:id:ict33:20170331000721p:plain

私の会社でも、ご多分に漏れず Notes/Domino→Google Appsという いわゆるNotesマイグレーションを、昨年の夏に実施した。

業務システムのIE対応の兼ね合いで、IE8→IE9→IE11と段階的にバージョンを上げて行った。この間にGoogle Apps導入となった為、標準ブラウザをChromeとして、グループウェアやネットサーフィン(死語?、基 インターネットブラウジング)はChromeで、IEは業務システム(ERPなどの基幹系システム)専用とした。

Notes/Dominoマイグレーションに際しては、概ね以下の機能群ごとに検討する事になると思われる。

Notes/Dominoの機能
(1)グループウェア機能
①電子メール、②スケジュール管理、③施設・会議室管理、④各種掲示板、⑤社内ポータル など
(2)ドキュメント共有(審査・承認機能付き各種データベース)
(3)ワークフロー系アプリ(SFA、人事考課、稟議申請、与信管理、その他各部門固有業務もろもろ)

各機能の移行は以下の通りとなった。
(1)グループウェア機能
 ①電子メール → Google Appsメール
 ②スケジュール管理 → Google Appsカレンダー
 ③施設・会議室管理 → Sカレンダー(サテライトオフィス社のGoogle Appsアドオンソフト)
 ④各種掲示板、⑤社内ポータルなど → Google Appsサイト
(2)ドキュメント共有 → Google Appsサイト/Googleドライブ/ファイルサーバ(用途・目的による)
(3)ワークフロー系アプリ → ノンプログラミング系開発ツール(ワークフローエンジン付き)やSaaS・・・これだけは、グループウェアに含む事は出来ないと思う

www.keyman.or.jp


なぜOffice365ではなかったのか・・・

Office365にした場合、Officeスイートを最新にする必要が生じ、業務システムとのAPIで種々の問題が生じる恐れが大きいと判断した。
業務システムではExcelなどのOffice製品とAPIがある。当社ではOfficeはボリュームライセンスでの購入だが、Office365では突然バージョンアップせねばならなくなると、ユーザ企業が登壇するセミナーで聞いた。(バージョンアップしなくても利用可能なのだろうが、ドキュメントデータの互換性に問題が生じるのは頂けない)
Outlookだけ最新バージョンにし、Excelは業務システム対応完了まで据え置くといった煩雑なコントロールが生じるのではないかと考えられた。バージョンを上げなければOutlookで各サービスが利用出来ず、これがブラウザ利用となるのであれば、Exchangeの使い勝手の良さが生きないように感じた。
また、突然ブラウザが最新バージョンでないと駄目と言われても、Web系業務システムの対応はそんな俊敏には取れないし・・・
(検討当時はまだIE8のサポートも切れておらず、社内はWindowsXP/IE8だったので・・・。今となってはこの心配は杞憂に終わったのだが・・・)

では、サイボウズDesknet’sは?・・・
基本料金で提供される容量が少な過ぎた。これに尽きる。追加のデータ容量は従量制なので、コストが試算し辛かった。

・・・冒頭に紹介したキーマンズネットの記事中で、「実は最近増えているのが、Google AppsからOffice365へのリプレイス」だって…(- -;  トホホ (T-T)


ワークフロー系アプリケーションについて

ワークフロー機能に関しては、もともと切り離して考えていた。
グループウェアマイグレーションの2年程前から、いずれやって来るNotes/Dominoとの決別の日の為、そのXデーを迎えるに際して最大の足かせとなるであろうワークフロー系アプリだけは事前に対処しておこうと考えていた。

Notes/Dominoでは、フロー制御部もLotusスクリプトでコーディングする必要があった。i-Notes(Domino Web Access)も利用する場合、Javaスクリプトとの2元管理となった。当然、製作したアプリのバグる率は高くなる。
フロー制御はGUIで簡単にデザインしたかった。

GUI設計の出来るワークフローエンジンを備えた、ノンプログラミング系の開発ツールを探した。
SharePoint Designerでの個々のワークフローアプリ作成は、Lotusスクリプトによる開発と同じくらい手間っぽい

SharePoint 2013 ワークフローの概要

採用したのは、キャノンITソリューションズ社の「Web Performer +ワークフローオプション」。
最後まで検討のテーブルに残っていたのは、住友電工情報システム社の「楽々Framework」&「楽々Workflow」だった。
私は「楽々~」を気に入っていたが、製作担当者は「Web Performer」の方に良い感触を持っていた。
自社で必要とする機能や使い勝手、導入後の教育・支援メニュー、提供価格など、自社の体力(人員、資金など)にフィットするものを選べば良いと思う。

しかし、Notes/Dominoだけで実現できていたサービスを、ワークフローアプリとグループウェアに分けて考え 段階的に切り替えていくとなると、単年度内で収束せずに予算上の問題が生じる。
実際 先行して開発ツールを導入する為にはそれなりの説明が必要で、納得を得られるような作文には随分と骨が折れた。

かくして現在では長らく愛用してきたNotes/Dominoとも無事別れる事ができ、(それなりに不便な所もあるものの) 運用負担も軽減出来て幸せな日々を過ごしている・・・かナ?
とは言え情報システムにゴールなどなく、今後もマルチデバイス対応やクラウド化など、悩みの種は尽きないのです。。